O gerenciamento de documentos é importante para evitar que os laboratórios utilizem arquivos desatualizados ou não oficiais, sendo até um item normativo da ISO 17025.
Mas o que seriam esses documentos que o laboratório deve controlar?
Segundo a norma ISO 17025, podem ser declarações de política, procedimentos, especificações do fabricante, tabelas de calibração, gráficos, livros didáticos, cartazes, avisos, memorando, desenhos, planos, entre outros, sendo eles digitais ou impressos.
E como deve ser realizado esse gerenciamento?
É preciso realizar a aprovação do documento pelo responsável, realizar periodicamente a análise crítica, se necessário atualizar, identificar as alterações e a revisão, realizar a distribuição atualizada do documento de forma controla e realizar a devida identificação.
Além disso, para que seja evitada o uso não intencional de documentos obsoletos, os mesmos devem ser identificados de maneira apropriada, caso forem retidos.
Com base nisso, a SIVS, desenvolveu uma solução para cumprir esse requisito da norma onde o responsável consegue gerenciar os documentos e suas versões em um único local, além disso, a disponibilização é realizada apenas do documento vigente, suas versões anteriores ficam visíveis apenas para os responsáveis do controle de documentos.
O SIVS permite também que o responsável consiga definir uma periodicidade para verificação dos documentos, além de informar quais estão próximo da verificação de rotina, facilitando o gerenciamento e poupando tempo dos colaboradores.
